Заявочная кампания RSys

Заявочная кампания

Продукт: Columbus RSys

Бюджет представляет собой план, сформулированный в стоимостных и количественных величинах, служащий инструментом планирования, контроля и анализа в процессе управления деятельностью компании. Создание полноценной системы бюджетирования является актуальной задачей для российских предприятий. Однако при постановке процесса бюджетного управления на практике возникают существенные проблемы, затрагивающие все компоненты бюджетирования как системы менеджмента.

Columbus RSys – специализированный продукт, предназначенный для так называемой «заявочной кампании». Это может быть кампания\кампании находящиеся на разных этапах общей системы бюджетного управления: сбор и согласование первичных потребностей подразделений и служб на начальном этапе формирования бюджета, проведений цикла закупки товара, сырья и материалов, от появления потребности до финансового контроля и формирования закупок, наконец наиболее широко встречающийся – заявки но проведение платежей.

Международная консалтинговая компания Columbus IT имеет уникальный опыт и многолетнюю экспертизу в сфере построения систем бюджетного управления и бизнес-анализа. Этот опыт позволил выявить широко распространенную задачу оперативного управления расходами на основании утвержденных бюджетов. Так же в ходе многих проектов наши эксперты убедились, что данную задачу не очень эффективно решать ни средствами бизнес анализа, ни средствами ERP систем. И как следствие мы предлагаем нашим заказчикам уникальное решение этой задачи Columbus Rsys.

Преимущества решения:

Автоматизация всего цикла документа «от создания до исполнения»
Повышение эффективности работы финансовых служб за счет четкого контроля планируемых платежей
Снятие существенной нагрузки с контролирующих подразделений Компании за счет автоматизации акцептования расходов в пределах бюджетных лимитов
Повышение целостности и полноты информации за счет единой системы хранения записей, к которым можно прикреплять любые первичные документы.
Интегрируется с любыми бизнес-приложениями

Возможности системы

Поддержка принятого в компании регламента, позволяющая использовать неограниченное количество уровней одобрения и любые критерии одобрения на основе имеющихся в системе данных, например: номер товара, тип товара, характеристики товара, вид расхода, номер счета главной книги, отдел, поставщик, проект, бюджет, и многое другое.
Автоматизация бюджетного контроля на основании утвержденных лимитов
Интерфейс, настраиваемый на уровне пользователя (бизнес-администратора):
Настройка видов и форм шаблонов заявок;
Задание ограничений по возможным значениям полей, правилам и порядке заполнения для определенных пользователей и подразделений;
Встроенные шаблоны,
Гибко настраиваемые «интеллектуальные» правила маршрутизации документов
Заметки и прикрепленные файлы для документов,
Мультивалютная поддержка,
Cистема оповещений;

Пользователи системы

Ответственные сотрудники всех подразделений Компании выступают «Инициаторами» бюджетных заявок и запросов на проведение платежей – это могут быть при необходимости все сотрудники компании
Ответственные контроллеры всех функциональных служб (Снабженцы, Хозу, IT, Финансы, Логисты и т.д.) выступают «Согласующими» на различных этапах акцептования Заявок
Финансовый контроль, ПЭО, Менеджмент Компании утверждают различные виды расходов, в соответствии со своими зонами ответственности
Финансы, Казначейство контролируют проведение оплат и денежные потоки

Отличительные особенности:

Web-интерфейс разработанный базе технологий Microsoft .NET для использования совместно с продуктами IBM Cognos и Microsoft Dynamics;
Прозрачность и визуализация бизнес-процесса;
Простота и удобство настройки;
Единая среда хранения данных, простота интеграции с любыми внешними системами, (ERP, BPM, клиент банком и т.п.)
Решение может быть донастроено до ведения функций документооборота.

Простота использования

1. Пользователи, наделенные правами на создании заявок определенного типа оформляют свою потребность в виде заявки.

2. Заявка отправляется на утверждение

3. Система автоматически динамически строит маршрут согласования на основании заранее заданных правил для данного типа заявок

4. Заявка проходит цепочку согласований в соответствии с маршрутом. На каждом этапе согласующий добавляет необходимую информацию и комментарии

5. Происходит контроль возможности прохождения на основании существующих лимитов (если это актуально для данного типа заявок)

6. Финансовое подразделение ставит платеж в график оплат (если это запрос на оплату), либо функциональная служба включает данную закупку в свою бюджетную смету, если это запрос на покрытие потребности.

7. Формируются сводные графики оплат и плановые сметы.

8. В учетной системе и/или клиент-банке инициируется проведение оплаты.