Renova / «Холдинг как на ладони с решением Columbus IT»
Консолидированная прозрачная информация о деятельности группы компаний обеспечивает не только эффективное управление, но и своевременную и корректную отчетность по МСФО. Решение от Columbus IT позволило руководству холдинга «Ренова» выйти на новый уровень понимания своего бизнеса.
О заказчике
Группа компаний «Ренова» - ведущая российская частная бизнес-группа, состоящая из управляющих компаний, фондов прямых и портфельных инвестиций, владеющих активами в металлургической, нефтяной, машиностроительной, горнодобывающей, строительной отраслях, энергетике, телекоммуникациях, нанотехнологиях, ЖКХ и финансовом секторе в России и за рубежом.
Ситуация
В группе компаний «Ренова» сложилась определенная схема корпоративной отчетности, которая со временем перестала отвечать требованиям бизнеса и акционеров. Существовавшая система не базировалась на единой интегрированной платформе, в связи с чем отчетность формировалась в каждом подразделении отдельно, а для консолидации использовался продукт класса BI. В связи с отсутствием единой платформы и единого источника данных выверка внутрихолдинговых операций была сильно затруднена, а использование двух платформ не обеспечивало полноценного контроля над данными.
Подготовка пакета отчетности занимала не менее недели, а в случае необходимости внести поправки в учет консолидируемых компаний, этот процесс приходилось повторять вновь.
Осознавая необходимость повысить точность консолидированной отчетности и ее соответствие стандартам МСФО и гарантировать своевременное предоставление, руководство компании приняло решение о внедрении единой ERP-системы. Также эта система должна была значительно сократить трудозатраты на подготовку консолидированной отчетности.
«Любая компания стремится к тому, чтобы макси-мально повысить качество корпоративного управ-ления, — комментирует руководитель проектов Microsoft Dynamics® по группе «Ренова» Сергей Бабенчук. — Эту задачу ставят перед менеджментом компании акционеры; и внедрение единой
ERP-системы — часть выполнения этих требований. Необходимо было автоматизировать весь цикл подготовки отчетности: от сбора данных по управляющим компаниям до построения отчетности в системе».
Выбор решения
Руководство компании было заинтересовано во внедрении решения, которое объединило бы и финансовый учет, и функционал консолидации отчетности. Эта система позволила бы оперативно получать отчетность любого холдинга и компании, а также позволила бы аналитикам использовать методы проверки данных, выводимых в отчеты, с точностью до проводки (drill-down). Кроме того, в перспективе такая система должна была обеспечить сокращение времени и трудозатрат на подготовку консолидированной отчетности.
Решение на базе Microsoft Dynamics AX удовлетворяло всем первоначальным требованиям. Предлагаемая архитектура позволяла отслеживать историю изменения холдинга, контролировать каждую бухгалтерскую проводку, попадающую в консолидированную отчетность.
«Выбор поставщика осуществлялся нами по двум основным критериям, - рассказывает руководитель проектов MS Dynamics по группе «Ренова» Сергей Бабенчук. – Это должна была быть компания с репутацией надежного партнера, и обладающая экспертизой в области внедрения бизнес-процессов по стандартам МСФО и в области консолидации. Columbus IT, безусловно, отвечала этим требованиям».
Решение
В ходе тендера специалисты «Реновы» проводили многочисленные консультации с экспертами компаний, и на их основе формировали итоговое техническое задание: документировались требования к системе, определялся список бизнес-процессов.
В проектную команду вошли опытные специалисты по внедрению управления финансами в Dynamics AX и консультанты со знанием МСФО, подтвержденными сертификатами ACCA. Со стороны «Реновы» был назначен сотрудник, отвечающий за координацию процесса внедрения в департаменте консолидированной отчетности и департаменте казначейских операций. Таким образом, проектной команде были обеспечены все необходимые компетенции для успешного внедрения.
При внедрении использовалась методология, предложенная Columbus IT. На первом этапе определялись детальные требования к процессам и самой системе, затем описывались и согласовывались бизнес-процессы и модификации, далее шел этап построения и тестирования и, наконец, этап промышленной эксплуатации и начальной поддержки внедренной системы.
Результаты
Проект длился 15 месяцев, включая фазу начальной поддержки, в ходе которой был получен первый пакет консолидированной отчетности. Запуск системы состоялся через 10 месяцев после начала работы.
«Непосредственно после внедрения мы вели учет параллельно в старой и новой системах, это позволило нам снизить риски на этапе тестирования, но с начала 2007 года отчетность полностью формировалась в Dynamics AX», - рассказывает Александр Ильин, менеджер департамента консолидированной отчетности и аудита группы компаний «Ренова».
В результате были автоматизированы следующие процессы:
- Учет финансовых инструментов;
- Учет административно-хозяйственных расходов;
- Учет основных средств;
- Учет выданных и полученных займов;
- Интеграция финансового и управленческого учета;
- Подготовка полного пакета отчетности по стандартам МСФО как для отдельной компании, так и для холдинга.
Таким образом, механизм консолидации отчетности был автоматизирован полностью.
В общей сложности было автоматизировано 20 рабочих мест, в настоящее время в системе работает более 40 человек. Для операторов системы компания Columbus IT провела специальный обучающий курс.
«Обучение проходило достаточно быстро, — рассказывает руководитель проектов MS Dynamics по группе «Ренова» Сергей Бабенчук, — несмотря на то, что мы столкнулись с традиционными для подобных проектов трудностями, главная из которых – убедить сотрудников в необходимости новой системы. Поскольку в проекте участвовало несколько департаментов, то во время обучения приходилось объяснять те преимущества, которые система предоставляет каждому из них, и всем вместе. Но в итоге цель была достигнута, и все сотрудники начали работу в системе».
Перспективы
Следующая задача, поставленная акционерами перед проектной командой, - отладка процессов подготовки отчетности холдинга согласно стандарту МСФО в сжатые сроки.
Также в настоящее время осуществляется внедрение количественного учета ценных бумаг в детализации по типам акций с последующей интеграцией с модулем консолидации. Это позволит сформировать консолидированную отчетность уже по подготовленным и аудированным данным по долям владения без дополнительных трудозатрат на ведение в системе структуры холдинга. ERP-автоматизация позволит сократить сроки подготовки отчетности, снизить юридические риски в части транзакционного учета, а также в целом повысить эффективность работы холдинга за счет доступности оперативной информации, необходимой для принятия управленческих решений.
